প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মৌলিক উপাদান

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মৌলিক উপাদান বা ধাপসমূহ প্রকল্পের ধরণ, আকার আকৃতি ও পদ্ধতিগত ভিন্নতার কারণে কিছুটা পার্থক্য পরিলক্ষিত হতে পারে। তবে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা ইনস্টিটিউট (PMI) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) গ্রন্থে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মৌলিক পাঁচটি উপাদান বা ধাপের কথা বর্ণনা করেছেন, যা সর্বক্ষেত্রে প্রযোজ্য। নিচে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মৌলিক পাঁচটি উপাদান বা ধাপের বর্ণনা করা হলোঃ

১. সূচনা (initiation): প্রকল্পের আনুষ্ঠানিক যাত্রা শুরু করা হয় সূচনা স্তর দিয়ে। যেখানে প্রকল্পের উদ্দেশ্য বর্ণনা করা হয়। এ স্তরে নির্ধারণ করা হয় কি করতে হবে ও কি পরিমাণ স্বল্প সম্পদ দিয়ে কত উত্তম পর্যায়ে প্রকল্প কার্য সম্পাদন করা যায়। এ স্তরে নির্ধারণ করা হয়, কিভাবে সীমিত সম্পদ দিয়ে সর্বশ্রেষ্ঠ উপায়ে প্রকল্পের কার্য সম্পাদন করা যাবে। সূচনা স্তরের কার্যক্রম শুরু হয় প্রকল্প ব্যবস্থাপক কতৃক অর্পিত দায়িত্ব পালন করে এবং শেষ হয় প্রকল্প টিমের বিস্তারিত সময়সূচী ও বাজেট প্রণয়নের তথ্য সংগ্রহের মাধ্যমে।

২. পরিকল্পনা (planning): প্রকল্প তৈরি ও সংগঠিত করা হয় পরিকল্পনা স্তরের মাধ্যমে। এ স্তরে প্রকল্পের বাজেট প্রণয়ন ও সময়সূচী নির্ধারণ করা হয়। তাছাড়া ঝুঁকি মোকাবেলা, কর্মীসংস্থান ও ভবিষ্যতের অনিশ্চয়তা দূরীকরণ ইত্যাদি বিষয়ে পরিকল্পনা গুরুত্বের সাথে বিবেচনা করে থাকে। প্রকল্প পরিচালনার জন্য কি করতে হবে? কিভাবে করতে হবে? কখন করবে? কেন করবে? তা সুস্পষ্টভাবে বর্ণনা করা হয়। এ স্তরের গুরুত্বপূর্ণ কাজ হল নির্ধারিত সময়, ব্যয় ও সম্পদ দ্বারা প্রকল্প বাস্তবায়নের যথাযথ কাজ গৃহীত হয়েছে কিনা? তা নিশ্চিত করা।

৩. বাস্তবায়ন (executing): প্রকল্প পরিকল্পনা কাজসমূহ সমাপ্ত হওয়ার পর আনুষ্ঠানিকভাবে বাস্তবায়নের কাজ শুরু করা হয় এবং বাজেটকৃত অর্থ ছাড় করা হয়। এ স্তরের মাধ্যমে প্রকল্প নকশা তৈরিকরণ, প্রকল্প দলের মধ্যে দায়িত্ব অর্পণ এবং কর্মী ও সম্পদ একত্র করে প্রকল্প বাস্তবায়ন করা হয়।

৪. পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ (monitoring and controlling): প্রকল্প বাস্তবায়ন স্তরে অবশ্যই প্রকল্প উন্নতির জন্য পর্যবেক্ষণ ও নিয়ন্ত্রণ করতে হবে। প্রকল্পের ক্রমবৃদ্ধির জন্য প্রতিনিয়ত পর্যবেক্ষণ করতে হবে এবং পরিকল্পনা অনুযায়ী কার্যক্রম সম্পাদিত হয় কিনা? তার হিসাব নিতে হবে। কোন ত্রুটি দেখা দিলে তার জন্য সঠিক ব্যবস্থা গ্রহণ করতে হবে, যাতে সঠিকভাবে প্রকল্প বাস্তবায়ন করে প্রকল্পের পূর্বনির্ধারিত লক্ষ্য অর্জন করা সম্ভব হয়।

৫. সমাপ্তি (ending): সমাপ্তি হলো যে কোন প্রকল্পের সর্বশেষ ধাপ। প্রকল্প যখন আনুষ্ঠানিকভাবে উদ্যোক্তার নিকট হস্তান্তর করা হয় এবং তা যদি আনুষ্ঠানিকভাবে সংগৃহীত হয়, তা হলে প্রকল্পের সমাপ্তি ঘোষণা করা হয়। আবার প্রকল্প সমাপ্তি মানেই সফলতা সর্বদাই এমন বুঝায় না। প্রকল্পের সকল কার্যসমূহ শেষ হলে বুঝায় যে, প্রকল্প আনুষ্ঠানিকভাবে সমাপ্তি ঘোষণা করা হবে। আবার ব্যর্থ প্রকল্প যদি বাতিল হয়, তাহলেও প্রকল্পের সমাপ্তি হয়েছে বুঝতে হবে।

উপরের উল্লেখিত পাঁচটি মৌলিক ধাপ বা উপাদান নিয়ে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা গঠিত হয়। আর এ ধাপগুলোর সমন্বয়ে প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিচালিত হয় বলে প্রকল্প ব্যবস্থাপনাকে একটি স্বল্পমেয়াদি সমন্বিত কর্ম প্রচেষ্টা বলা হয়। [শারমিন জাহান সায়মা]

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার মৌলিক ধাপসমূহ
The Basic Element of Project Management

Follow Us on Our YouTube channel: GEONATCUL